Trong những năm qua công tác thu thập tài liệu lưu trữ đã được các cấp, các ngành quan tâm, hàng năm Ủy ban nhân dân tỉnh đã ban hành các Quyết định thu tài liệu của các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào lưu trữ lịch sử của tỉnh; một số các cơ quan, đơn vị đã nhận thức được vai trò và tầm quan trọng của tài liệu lưu trữ, do đó đã tiến hành thu thập, chỉnh lý tài liệu và giao nộp tài liệu có giá trị bảo quản vĩnh viễn vào lưu trữ lịch sử theo quy định.

Tuy nhiên, vẫn còn một số cơ quan, đơn vị đã đến hạn nộp lưu nhưng chưa thực hiện việc giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ lịch sử tỉnh, làm ảnh hưởng tới công tác thu thập, bảo quản và tổ chức khai thác tài liệu lưu trữ. Nhằm tăng cường công tác bảo quản phát huy giá trị tài liệu lưu trữ lịch sử, đồng thời tiếp tục đẩy mạnh công tác giao nộp tài liệu vào lưu trữ lịch sử tỉnh theo đúng quy định của Luật Lưu trữ và các văn bản hướng dẫn có liên quan.

Vì vậy để làm tốt công tác này đòi hỏi các cơ quan, tổ chức; UBND các huyện, thành phố nghiêm túc thực hiện việc giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ lịch sử tỉnh theo các Quyết định đã được UBND tỉnh phê duyệt. Việc giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ lịch sử phải đảm bảo đúng thành phần và thời gian theo quy định.

 Cán bộ Phòng Hành chính -Tổ chức(Văn phòng UBND tỉnh) khai thác tài liệu.

Khi xin gia hạn thời gian giao nộp tài liệu phải được sự đồng ý bằng văn bản của Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh.

Các cơ quan, tổ chức làm mất, thất lạc tài liệu phải chịu trách nhiệm trước Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh, trước Ủy ban nhân dân tỉnh và chịu trách nhiệm trước pháp luật.

 
Việc giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ lịch sử tỉnh là một trong những nội dung để làm căn cứ đánh giá mức độ hoàn thành nhiệm vụ và bình xét thi đua khen thưởng của các cá nhân và tổ chức.