Giấy chứng nhận Hệ thống quản lý chất lượng theo TCVN ISO 9001:2008
Đối với văn bản đi, là tất cả văn bản do cơ quan, tổ chức phát hành phải được quản lý theo trình tự sau: kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày văn bản; ghi số, ký hiệu và ngày, tháng của văn bản; đóng dấu cơ quan và dấu mức độ khẩn, mật (nếu có); đăng ký văn bản đi; làm thủ tục, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi; lưu văn bản đi.
Văn bản đi phải được hoàn thành thủ tục văn thư và chuyển phát ngay trong ngày văn bản đó được ký, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo.
Việc sử dụng con dấu do cơ quan Văn phòng UBND tỉnh quản lý được quy định như sau: Những văn bản do cơ quan, tổ chức tham mưu, chủ trì soạn thảo trình Uỷ ban nhân dân tỉnh ban hành phải đăng ký số tại bộ phận văn thư của Văn phòng UBND tỉnh sau đó nhân bản đóng dấu phát hành. Những văn bản do Văn phòng hay đơn vị trong cơ quan Văn phòng ban hành trong phạm vi quyền hạn được giao phải đóng dấu của Văn phòng hay dấu của đơn vị trực thuộc Văn phòng.
Con dấu của cơ quan Văn phòng UBND tỉnh phải được giao cho nhân viên văn thư giữ và đóng dấu. Nhân viên văn thư có trách nhiệm thực hiện những quy định sau: không giao con dấu cho người khác khi chưa được phép bằng văn bản của người có thẩm quyền; phải tự tay đóng dấu vào các văn bản, giấy tờ của cơ quan, tổ chức; chỉ được đóng dấu vào những văn bản, giấy tờ sau khi đã có chữ ký của người có thẩm quyền; không được đóng dấu khống chỉ. Dấu đóng phải rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều và dùng đúng mực dấu quy định. Khi đóng dấu lên chữ ký thì dấu đóng phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phía bên trái. Việc đóng dấu lên các phụ lục kèm theo văn bản chính do người ký văn bản quyết định và dấu được đóng lên trang đầu, trùm lên một phần tên cơ quan, tổ chức hoặc tên của phụ lục.
Văn bản đi có thể được chuyển cho nơi nhận bằng Fax hoặc chuyển qua mạng để thông tin nhanh.
Mỗi văn bản đi phải lưu ít nhất hai bản chính; một bản lưu tại văn thư cơ quan, tổ chức ( là bản lưu có chữ ký mực tươi, đóng dấu đỏ) và một bản lưu trong hồ sơ xử lý công việc của chuyên viên hoặc người được giao soạn thảo văn bản đó.
Bản lưu văn bản đi tại văn thư cơ quan, tổ chức phải được sắp xếp theo thứ tự đăng ký tại sổ công văn.
Bản lưu văn bản quy phạm pháp luật và văn bản quan trọng khác của cơ quan, tổ chức phải được làm bằng loại giấy tốt, có độ pH trung tính và được in bằng mực bền lâu.
Đối với văn bản của Ủy ban nhân dân tỉnh ban hành theo đề nghị của các ngành tham mưu thì phải có đầy đủ: (công văn đến của văn phòng đóng lên văn bản của các ngành tham mưu, bút phê của lãnh đạo văn phòng chuyển cho các chuyên viên xử lý; phiếu trình văn bản của chuyên viên được giao nhiệm vụ xử lý, chữ ký đồng ý phát hành của lãnh đạo văn phòng, thường trực Uỷ ban trên phiếu trình ký và chữ ký bằng mực tươi của thường trực Ủy ban hoặc người được thường trực Ủy ban ủy quyền ký lên trên văn bản được phát hành và chuyển xuống văn thư vào số, in ấn và lấy dấu phát hành.
Đối với văn bản được ban hành theo ý kiến chỉ đạo của Chủ tịch, các Phó chủ tịch UBND để giải quyết công việc gấp, hàng ngày hoặc do Văn phòng tham mưu cho thường trực Ủy ban phải đảm bảo đầy đủ phiếu trình ban hành văn bản của chuyên viên( bao gồm số lượng phát hành văn bản, độ khẩn, mật, nơi nhận của văn bản); bút phê, chữ ký của lãnh đạo văn phòng; chữ ký ý kiến của thường trực Ủy ban (nếu có).
Đối với các văn bản mà các đồng chí thường trực UBND tỉnh là trưởng ban chỉ đạo đối với các Ban chỉ đạo, Chủ tịch hội đồng đối với các hội đồng ký thì số của văn bản được lấy tại cơ quan thường trực của Hội đồng hoặc Ban chỉ đạo và được đóng dấu của UBND tỉnh.