Thực hiện Luật lưu trữ Quốc gia và nhằm bảo quản an toàn tài liệu và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ theo đúng quy định của pháp luật. Ngày 10/12, Văn phòng UBND tỉnh có Công văn số 341/VPUBND-HC về việc giao nộp tài liệu lưu trữ.
Theo đó, yêu cầu các đồng chí Trưởng: phòng, trung tâm, Chuyên viên các khối thực hiện một số nhiệm vụ:
Đối với các đồng chí chuyên viên các khối lựa chọn, phân loại, lập hồ sơ tài liệu năm 2011 và số tài liệu còn lại của những năm trước trong phạm vi phần việc của mình nộp cho bộ phận Lưu trữ thuộc Phòng Hành chính – Tổ chức.
Đối với khối tài liệu của các đồng chí Thường trực UBND tỉnh, các đồng chí Lãnh đạo Văn phòng do cán bộ lưu trữ trực tiếp phân loại, thu thập. (Riêng với khối tài liệu của các đ/c Thường trực UBND tỉnh yêu cầu các đ/c chuyên viên giúp việc Thường trực UBND tỉnh phối hợp với cán bộ lưu trữ trong quá trình thu thập).
Tránh tình trạng tài liệu của năm trước nộp không đầy đủ, tài liệu để tích đống làm khó khăn trong việc chỉnh lý hồ sơ, lập danh mục lưu trữ, Lãnh đạo Văn phòng yêu cầu các đồng chí chuyên viên phải thu nộp đầy đủ khối tài liệu của năm 2011 đã đến hạn nộp; đối với các hồ sơ việc đang giải quyết cần để lại theo dõi, đôn đốc yêu cầu chuyên viên lập thành danh mục kèm biên bản gửi lại cho bộ phận lưu trữ thuộc Phòng HC –TC.
Thời gian tiến hành thu thập và nộp hồ sơ tài liệu bắt đầu từ ngày 15/12/2012 đến ngày 15/01/2013.