Dữ liệu đặc tả là những thông tin mô tả các đặc tính của dữ liệu như nội dung, định dạng, chất lượng, điều kiện và các đặc tính khác nhằm tạo thuận lợi cho quá trình tìm kiếm, truy cập, quản lý và lưu trữ dữ liệu.
Theo Thông tư, các yếu tố dữ liệu đặc tả bắt buộc sử dụng, không được để trống bao gồm: tiêu đề, người tạo, thời gian, mô tả, cơ quan ban hành và yếu tố định danh.
Bên cạnh đó, các yếu tố được khuyến nghị nên sử dụng là: ngôn ngữ, nguồn, người cộng tác và chủ đề. Các yếu tố: phạm vi, dạng, định dạng, quan hệ và các quyền là các yếu tố tùy chọn.
Bắt buộc sử dụng dữ liệu đặc tả
Thông tư quy định, trang chủ của cổng TTĐT; thông tin giới thiệu về cơ quan chủ quản; toàn bộ tin, bài trong các mục: tin tức, sự kiện; thông tin chỉ đạo, điều hành; tuyên truyền, phổ biến, hướng dẫn thực hiện pháp luật, chế độ, chính sách; chiến lược, định hướng, quy hoạch, kế hoạch phát triển bắt buộc sử dụng dữ liệu đặc tả.
Đồng thời, cũng bắt buộc sử dụng dữ liệu đặc tả đối với các trang thông tin về văn bản quy phạm pháp luật và văn bản quản lý hành chính; dịch vụ công trực tuyến; thông tin của mỗi số công báo trong mục Công báo điện tử; dự án, hạng mục đầu tư, đấu thầu, mua sắm công; chương trình, đề tài khoa học; báo cáo thống kê; thông tin tiếng nước ngoài quy định tại khoản 1 Điều 13 Nghị định 43/2011/NĐ-CP.
Yếu tố dữ liệu đặc tả của các mục thông tin trên phải được thể hiện bằng tiếng Việt sử dụng bộ ký tự và mã hóa cho tiếng Việt theo tiêu chuẩn TCVN 6909:2001. Riêng các mục thông tin tiếng nước ngoài theo quy định tại khoản Điều 13 Nghị định 43/2011/NĐ-CP, yếu tố dữ liệu đặc tả phải thể hiện bằng tiếng Anh.
Bảo đảm liên kết, tích hợp với cổng TTĐT của các cơ quan nhà nước khác
Cơ quan chủ quản có trách nhiệm bảo đảm dữ liệu đặc tả được truy cập và kết xuất để thuận tiện trong việc liên kết, tích hợp thông tin với cổng TTĐT của các cơ quan nhà nước khác.
Thông tư có hiệu lực từ ngày 15/11/2011. Trong vòng 4 tháng sau, cơ quản chủ quản cổng TTĐT phải bảo đảm máy móc, trang thiết bị để phục vụ cho việc tạo lập và quản lý dữ liệu đặc tả; rà soát, nâng cấp, bổ sung công cụ tạo lập và lưu trữ dữ liệu đặc tả cho hệ thống cổng TTĐT. Đồng thời, bảo đảm nhân lực và kinh phí cho việc tạo lập, lưu trữ và cập nhật dữ liệu đặc tả cho cổng TTĐT.